Com os avanços da tecnologia, você pode ter um novo estilo de reunião bem mais interessante. Nesse sentido, é bom saber que já tem bastante gente aproveitando esses recursos.
Por isso, se você quer saber como aproveitar um novo estilo de reunião, confira as novidades da tecnologia para arrasar. Veja!
Afinal, como ter um novo estilo de reunião no seu trabalho?
No mundo empresarial atual, as reuniões são uma parte essencial do processo de tomada de decisões e colaboração entre equipes de liderança.
No entanto, muitas vezes essas reuniões seguem um formato padrão, no qual apenas algumas vozes falam, a sinceridade é escassa e a eficiência acaba não sendo tão boa.
Keith Ferrazzi, colaborador da Forbes USA, compartilha sua perspectiva sobre como as reuniões podem ser transformadas para se tornarem mais impessoais, eficientes e inclusivas.
Imagine uma equipe de liderança reunida para discutir uma proposta de corte de custos, na qual o CIO apresenta seus pontos iniciais. No entanto, o CIO já vendeu previamente o pacote para o CFO e levantou os prováveis obstáculos com o CEO antes mesmo de entrar na sala.
Nessa reunião, apenas quatro vozes são ouvidas entre as doze pessoas presentes. Essa é uma cena comum em muitas empresas atualmente.
No entanto, Ferrazzi apresenta um cenário diferente, no qual cerca de 15% das equipes verdadeiramente eficientes adotam uma abordagem disruptiva em relação às reuniões. Essas equipes não acreditam que as reuniões sejam a única maneira de colaborar e utilizam ferramentas digitais de colaboração para criar processos mais eficientes.
Nesse novo modelo, o CEO propõe a necessidade de identificar reduções de custos, e o CIO responde criando um documento One-pager, que é compartilhado com todos os participantes da reunião.
Documento diferente
Esse documento contém informações sobre o que já aconteceu, os desafios existentes e o plano atual da equipe. Além disso, uma planilha editável em grupo é disponibilizada, na qual cada membro da equipe pode responder a três perguntas relacionadas ao tópico em discussão.
Essa abordagem assíncrona permite que cada colaborador tenha tempo para pensar, consultar sua equipe e fornecer suas respostas antes da reunião. Ao ler as respostas dos demais, cria-se um ambiente mais seguro e inclusivo, onde todos têm a oportunidade de expressar sua opinião de forma plena.
Esse novo formato também aumenta a responsabilidade e a transparência entre os colegas, já que todos têm acesso às contribuições dos demais e o CEO pode acompanhar o processo de colaboração. Ferrazzi chama essa abordagem de “Meeting Shifted”, na qual o ciclo de pensamento, diálogo e colaboração ocorre antes da reunião, em um formato que todos podem ver.
A implementação do “Meeting Shifted” traz diversos benefícios para as equipes de liderança. A segurança psicológica aumenta, permitindo a colocação de novos pontos e novas ideias.
Além disso, eles promovem a inclusão já que as equipes podem envolver outros colaboradores cujo ponto de vista seja relevante para o tópico em discussão.
Como resultado desse novo modelo, eles tomam as decisões de forma mais rápida e inclusiva, reduzindo a necessidade de reuniões desnecessárias.
Assim, como resultado, temos ainda a transparência e a compreensão completa.
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Dessa forma, agora que você sabe como as reuniões podem se transformar, que tal seguir essas dicas e aproveitar!
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